เทคนิคการใช้งาน Word ให้เร็วขึ้น

ใน Word มีฟีเจอร์ต่างๆ ที่จะเพิ่มความรวดเร็วในการจัดกับไฟล์เอกสารต่างๆ เช่น การใส่ประโยคที่ใช้ประจำโดยอัตในมัติ การค้นหาและแทนที่ข้อความ การใส่วันที่ปัจจุบัน หรือให้ Word อัพเดทวันที่ปัจจุบันให้ การใส่ชื่อไฟล์ในเอกสาร รวมไปถึงการใส่ Footnote และหมายเลขพร้อมคำอธิบายประกอบรูปภาพในเอกสาร

ใส่ประโยคที่ใช้ประจำโดยอัตโนมัติ

ถ้าเรามีประโยคที่ใช้บ่อย สามารถกำหนดให้ Word ใส่ประโยคเหล่านี้อัตโมมัติได้โดย

การแทรกข้อความ ที่กำหนดไว้ใน AutoText

1. คลิกเลือกข้อความที่ต้องการ (อาจเป็นประโยคที่ยาวหลายบรรทัดก็ได้
2. เลือกเมนู Insert > AutoText
   

   AutoText สำหรับกำหนดประโยคที่ใช้ประจำ
3. จากนั้นกดปุ่ม Add
4. ลองพิมพ์ข้อความนั้น จะมีข้อความที่เรากำหนดขึ้นมา ให้กด Enter เพื่อให้ Word พิมพ์ข้อความนั้นได้เลย

FIND & REPLACE ค้นหาและแทนที่ข้อความ

ถ้าเราต้องการแก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อความบางอย่างในไฟล์ Word เช่น เปลี่ยนชื่อ บริษัท เอบีซี จำกัด เป็น บริษัท บีซีดี จำกัด (มหาชน) ถ้าเราไล่แก้เอง ก็ต้องใช้เวลาที่มาก และอาจจะลืมแก้บางจุด ใน Word มีคำสั่ง Find & Replace ให้หาและแทนที่คำหรือข้อความที่เราต้องการ

1. ใช้เมาส์คลิกลากบริเวณข้อความที่เราต้องการให้ค้นหา ถ้าต้องการให้ค้นหาทั้งเอกสาร ไม่ต้องเลือกข้อความใดๆ
2. เลือกเมนู Edit > Replace หรือกดปุ่ม Ctrl+H พร้อมกัน
3. จะมีหน้าต่าง Find & Replace ขึ้นมา
   

   Find and Replace สำหรับค้นหาและแทนที่ข้อความ
4. ให้พิมพ์คำที่ต้องการให้ค้นหา (Find) และคำที่จะให้แทนที่ (Replace)
5. ถ้าต้องการเปลี่ยนคำที่เจอทุกคำให้กดปุ่ม Replace All ถ้าต้องการค้นหาและเลือกเปลี่ยนทีละคำ ให้กดปุ่ม Find Next เพื่อค้นหาคำ จากนั้นกดปุ่ม Replace เพื่อเปลี่ยนคำ
6. นอกจากนี้ยังสามารถกดปุ่ม More เพื่อกำหนดเงื่อนไขเพิ่มเติมในการค้นหา รวมถึงกำหนดรูปแบบของคำ เช่น สีหรือขนาดของฟอนต์ ได้ด้วย

ใส่วันที่ปัจจุบันใน WORD

การแทรกวันที่ลงไปใน Word สามารถทำได้ง่ายๆ โดย พิมพ์วันที่ แล้วจะมีวันที่ขึ้นมาให้ โดยจะเป็นวันที่ตามรูปแบบที่เรากำหนดใน Control Panel > Regional & Language Options (Long Date)

 

การใส่วันที่ปัจจุบันใน Word

โดยทั่วไปรูปแบบวันที่จะกำหนดเป็นภาษาอังกฤษ แต่ถ้าเราต้องการชื่อเดือนเป็นภาษาไทย หรือกำหนดรูปแบบอื่นๆ สามารถทำได้โดย

1. เลือกเมนู Insert > Date and Time
2. จะมีหน้าต่าง Date and Time ขึ้นมา
3. ให้เลือกภาษาและรูปแบบวันที่ที่ต้องการ
   

   การใส่วันที่ปัจจุบันแบบให้อัพเดทได้
4. ถ้าต้องการให้มีการอัพเดทค่าวันที่อัตโนมัติให้คลิกเลือก Update Automatically

ใส่ฟิลด์ข้อความอื่นๆ

นอกจากวันที่แล้ว เรายังสามารถแทรกค่าต่างๆ ลงใน Word เช่น ชื่อและพาธของไฟล์ได้โดย

1. เลือกเมนู Insert > Field
2. จะมีหน้าต่าง Field ขึ้นมา ให้เลือก Field Name ที่ต้องการ ในตัวอย่างต้องการแทรกชื่อไฟล์ จะเป็นฟิลด์ FileName และคลิกเลือก Add path to filename เพื่อให้ใส่พาธเข้าไปด้วย เช่น D:\Data\document.doc
   

   การใส่ฟิลด์ข้อความใน Word

เรียงลำดับข้อมูลใน WORD

ถ้าเรามีลิสต์รายการอยู่ เราสามารถให้ Word เรียงลำดับรายการเหล่านี้โดย

1. ใช้เมาส์คลิกคลุมลิสต์รายการที่ต้องการ
2. เลือกเมนู Table > Sort
3. จะมีหน้าต่าง Sort Text ขึ้นมา ให้กำหนดค่าที่ต้องการ โดย Ascending จะเป็นการเรียงลำดับจากน้อยไปมาก ส่วน Descending เป็นการเรียงลำดับจากมากมาน้อย
   

   การเรียงลำดับข้อมูลใน Word

การใส่ FOOTNOTE

เราสามารถใส่ Footnote หรือ Endnote ใน Word ได้โดย

1. นำเมาส์คลิกด้านหลังคำที่เราต้องการ Insert Footnote หรือ Endnote
2. เลือกเมนู Insert > Reference > Footnote
3. จะมีหน้าต่าง Footnote and Endnote ขึ้นมา
4. เลือกกำหนดค่าที่ต้องการ จากนั้นกดปุ่ม OK
5. Word จะใส่ Footnote เข้ามาให้ ให้พิมพ์ข้อความที่ต้องการ
   

   การใส่ Footnote

Word จะแสดงหมายเลข Footnote ด้านหลังคำหรือประโยค และในด้านล่างของเอกสารจะแสดง Footnote ไว้ และถ้านำเมาส์ไปวางบริเวณข้อความที่มี Footnote จะมีรายละเอียดของ Footnote นั้นแสดงออกมา

การใส่หมายเลขและคำอธิบายประกอบรูปภาพ

ถ้าเอกสารของเรามีรูปภาพหรือตารางประกอบจำนวนมาก เราสามารถให้ Word ใส่หมายเลขและคำอธิบายประกอบรูป โดยให้รันหมายเลขแบบอัตโนมัติได้

1. คลิกรูปภาพที่ต้องการ
2. เลือกเมนู Insert > Reference > Caption
3. จะมีหน้าต่าง Caption ขึ้นมา
4. ให้เลือก Label ที่ต้องการ เช่น Figure หรือถ้าต้องการสร้าง Label ใหม่ให้คลิก New Label แล้วพิมพ์คำที่ต้องการ เช่น รูปที่ จากนั้นกด OK
   

   การใส่หมายเลขและคำอธิบายประกอบรูปภาพ

ถ้ามีการแทรกรูปภาพ สามารถสั่งให้มีการอัพเดทหมายเลขรูปภาพได้โดยคลิกขวาที่หมายเลขรูป จากนั้นเลือก Update Field

อ้างอิง

http://www.cleverdrive.net/205/tips-word-2003/